Oppsett av regler for godkjenning av kostnader

Hvis du ønsker å sette opp regler for godkjenning av kostnader i regnskapet ditt, kan du her se de ulike oppsettsalternativene i Xena.

Godkjenningsregler

Du velger selv hvordan godkjenningsreglene dine skal gjelde for bilagsregistrering og ordrekostnader. De to typene godkjenning kan konfigureres uavhengig av hverandre, slik at du kan tilpasse godkjenningsflyten til akkurat din virksomhets behov.

Åpne menyen Oppsett > Finansoppsett > Godkjenningsregler og klikk på knappen Innstillinger.

Nedenfor er alternativene gjennomgått.

 

Ansvarlige

1. Kryss av i feltet Legg til sekundær ansvarlig på salgsordrer

2. Klikk Lagre

Dette påvirker følgende skjermbilder:

• Salgsordrer: På salgsordren vises et nytt felt, der du kan velge en sekundær ansvarlig for den aktuelle ordren.

• Bilagsregistrering: Ordrekostnader i bilagsregistrering kan kreve godkjenning av den sekundære ansvarlige, hvis innstillingen for dette er aktivert under Bilagsregistrering. I eksempelet nedenfor ser vi at brukeren Makni har godkjent linjen, men den mangler fremdeles å bli godkjent av Brian Johansen.

➡️ Les mer om ordreansvarlig

 

Bilagsregistrering

1. Kryss av i feltet Kostnader skal godkjennes av ordreansvarlig

2. Kryss eventuelt av i feltet Kostnader skal godkjennes av sekundær ansvarlig, hvis den sekundære ansvarlige også skal godkjenne ordrekostnader. Feltet er kun tilgjengelig når Kostnader skal godkjennes av ordreansvarlig er aktivert, og Legg til sekundær ansvarlig på salgsordrer er slått på under Ansvarlige. Merk at innstillingen kun gjelder for nye kostnadslinjer.

3. Velg innboksen under Flytt til denne innboksen for bokføring, der bilaget skal flyttes til etter godkjenning, for endelig finansbokføring

4. Klikk Lagre

Dette påvirker følgende skjermbilder:

• Bilagsregistrering: Ordrekostnader i bilagsregistrering skal godkjennes av ordreansvarlig — og eventuelt sekundær ansvarlig, hvis denne innstillingen er aktivert. Det er mulig å tildele en fast godkjenner på leverandøren, som vil overstyre den ordreansvarlige.

➡️ Bilagsregistrering til salgsordrer og godkjenningsflyt

 

Kostnadsregistrering

1. Kryss av i feltet Kostnader skal godkjennes av ordreansvarlige

2. Velg eventuelt en bruker under Velg en bruker som alltid kan godkjenne

3. Klikk Lagre

Dette påvirker følgende skjermbilder:

Kostnadsregistrering: Her håndteres alle ordrekostnader, dvs. både timer og materialer fra f.eks. EG Go.

• Kostnader skal godkjennes av ordreansvarlig: Hvis dette feltet er krysset av, kan de ordreansvarlige godkjenne timer/kostnader i kostnadsregistreringen.

• Velg en bruker som alltid kan godkjenne: Hvis dette feltet er fylt ut, kan den valgte personen godkjenne alle timer/kostnader i stedet for den ordreansvarlige. Dette kan brukes som backup i forbindelse med ferie, sykdom m.m.

• Er det ikke valgt noe i noen av disse feltene, kan alle administratorer og prosjektmedarbeidere godkjenne timene på tvers av alle medarbeidere.

 

Oppsett av prokuraregler

Prokura er en funksjon som sikrer at bilag over bestemte beløpsgrenser godkjennes av en autorisert bruker før de kan betales. Når prokurareglene er opprettet, vil bilag – etter finansbokføring – automatisk bli sendt til godkjenning hos den brukeren hvis beløpsgrense matcher eller overstiger bilagets totalbeløp (ekskl. mva).

Et bilag kan først behandles til betaling når en bruker med den nødvendige prokuraen har godkjent det. Inntil dette skjer, forblir bilaget i bilagsregistreringen og vil ikke vises i Kjøp > Betalingsoversikt. Samtidig sikrer systemet at bilaget blir finansbokført rettidig, inkludert mva.

Vær oppmerksom på at det ikke er et krav at en prokuragodkjenner også har rettigheter til å finansbokføre.

For å sikre at det alltid er en godkjenner tilgjengelig, bør du først opprette en regel for godkjenning av ubegrensede beløp:

1. Gå til Oppsett > Finansoppsett > Godkjenningsregler

2. Klikk på Opprett

3. Velg den brukeren som skal kunne godkjenne bilag uten beløpsbegrensning

4. La feltet Maks beløp stå tomt (dette angir ubegrenset beløp)

5. Hvis kun én bruker har ubegrenset godkjenning, er det ikke nødvendig å angi et indeksnummer

 

Opprett ytterligere prokuraregler

Når det grunnleggende prokuraoppsettet er på plass, kan du opprette flere regler med spesifikke beløpsgrenser. Alle beløpsgrenser angis ekskl. mva. Hvis det er brukere som ikke skal ha mulighet til å godkjenne bilag, lar du bare være å opprette prokuraregler for dem.

Flere brukere med samme beløpsgrense: I dette eksempelet er det opprettet to brukere (Bruker 1 og Bruker 2) med identiske maksimale godkjenningsbeløp. For å sikre en klar prioritering har begge brukere fått tildelt et indeksnummer:

• Bruker 1 mottar automatisk bilag der totalbeløpet (ekskl. mva) ligger mellom 5 000 og 50 000

• Bruker 2 kan også godkjenne disse bilagene, men kun hvis de manuelt flyttes til Bruker 2s innboks

Håndtering ved fravær: Hvis Bruker 1 f.eks. er på ferie og bilagene i stedet skal godkjennes av Bruker 2, kan du midlertidig omfordele godkjenningene ved å endre indeksnumrene for de to brukerne.

 

Eksempler på godkjenningsflyt

1: Godkjenn ordrekostnader først, deretter finansbokføring og prokura

1. Bilaget opprettes: Bilaget starter hos Administrator, som oppretter ordrekostnader og velger finanskontonummer m.m. Administrator trykker på Send til godkjenning, hvoretter bilaget automatisk flyttes til ordrens ordreansvarlige — og eventuelt sekundære ansvarliges — innboks.

2. Godkjenning av ordrekostnader: Den ordreansvarlige — og eventuelt den sekundære ansvarlige, hvis denne innstillingen er aktivert — åpner Bilagsregistrering via Prosjekt > Dashboard > Avventer godkjenning > klikk på Bilag. Ordrekostnadene godkjennes ved å trykke på Godkjenn. Hvis det er flere som skal godkjenne, flyttes bilaget automatisk videre til neste innboks. Merk at ordrekostnadene ikke kan ses på ordren før bilaget er endelig bokført.

3. Endelig finansbokføring: Når alle ordrekostnader er godkjent, flyttes bilaget automatisk til den valgte innboksen under Oppsett > Finansoppsett > Godkjenningsregler > Innstillinger. Brukeren bokfører bilaget ved å trykke på Bokfør. De godkjente ordrekostnadene føres nå over på ordren. Bilaget forsvinner fra innboksen og kan også finnes i Kjøp > Betalingsoversikt.

 

2: Finansbokføring først, deretter godkjenn ordrekostnader og prokura

1. Bilag opprettes og finansbokføres: Bilaget starter hos bruker Bokholder, som har prokura til 5 000. Brukeren oppretter ordrekostnader, velger finanskontonummer og trykker på Bokfør. Bilaget flyttes nå automatisk til ordrens ordreansvarlige — og eventuelt sekundære ansvarliges — innboks.

2. Godkjenning av ordrekostnader: Den ordreansvarlige — og eventuelt den sekundære ansvarlige, hvis denne innstillingen er aktivert — åpner Bilagsregistrering via Prosjekt > Dashboard > Avventer godkjenning > klikk på Bilag. Ordrekostnadene godkjennes ved å trykke på Godkjenn. De godkjente ordrekostnadene føres nå over på ordren.

3. Godkjenning etter prokuraregler: Siden totalbeløpet overstiger 5 000 ekskl. mva, flyttes bilaget til slutt automatisk til Bruker 1, som har den nærmeste prokuraregelen. Bilaget er allerede ordre- og finansbokført, så verken ordrekostnader eller finanskontoer kan endres. Bruker 1 godkjenner bilaget ved å trykke på Bokfør. Bilaget forsvinner fra innboksen og kan også finnes i Kjøp > Betalingsoversikt.

 

---

---